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事務作業を50%削減 勤怠管理システム「勤怠ドライバー」 

2021.01.26/カテゴリ:

使ってみようIT機器

法令守った運行指示を出せる

写真=「勤怠ドライバー」運用イメージ

 

長時間労働や人手不足が大きな問題となっている運送業において、ITツールを活用した労働時間の削減、生産性の向上が重要な課題となっている。そこで、「勤怠管理システム」を紹介する。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、始業・就業・運転時間・休憩時間・拘束時間・休息期間・荷役時間・待機時間などを記録(打刻)し、時間を集計管理するものだ。
 ㈱ロジ勤怠システム(東京都)は、運送事業者に特化したクラウド型勤怠管理システム「勤怠ドライバー」を開発・提供している。
 現在、120社、1万1000人が利用しており、労働時間の見える化に貢献している。勤怠データの収集・活用方法は次の通り。
①ドライバーや倉庫作業員は、パソコンやスマートフォンの画面から打刻する。その際に打刻場所の位置情報も保存されるため、不正打刻の防止につながる。
デジタコやアルコールチェッカーと連携してデータを取り込み、それを勤怠データとして管理することも可能。また、デジタコではなく手書きの日報で勤怠管理をしている場合も、手入力で勤怠データの収集ができる。
②運行管理者は、①で入力されたデータをリアルタイムで確認できる。残業時間が超過しそうな場合や、有給休暇が取得されていないときは、運行管理者に通知が届く。この機能を活用することで、法令を守った運行指示を出せる。
③保存されたデータをもとに、自動で給与が計算される。あらかじめ歩合給や時間給を設定することで、給与計算にかかる手間を省ける。
 
事務作業を50%削減することに成功

 同システムを利用する㈲新和通商(新村千成社長、神奈川県)は、勤怠データを一元管理することで、事務作業を約50%削減することに成功した。
 同社は勤怠ドライバーを導入する前、アナログで勤怠管理をしていた。電波時計を営業所の出入り口に設置し、ドライバーの出退勤時に時刻を紙に書いてもらっていた。紙に書かれた時刻をエクセルに入力し、残業時間などを計算。最後にエクセルの数字を給与システムに手入力していた。
これを営業所ごとに行っていたため、管理コストが膨らんでいた。
そこで、運送業に対応した勤怠ドライバーを開始した。そして、2つの面で効果が出た。
勤怠管理においては、アナログからデジタルに移行したことで、拘束時間の上限である293時間に対して、現状の拘束時間を月の途中で確認でき、シフトや仕事量の調整がしやすくなった。
給与計算においては、エクセル上の数値を給与ソフトに手入力する作業がなくなり、事務作業の手間が大幅に減った。勤怠ドライバー内で基本的な給与計算を行い、その結果をCSVで出力。それを給与ソフトに取り込む体制に移行できた。
ロジ勤怠システムの担当者は、「このシステムは改善基準告示の違反・運輸局の監査・未払い残業代トラブルなど、運送会社が抱える悩みに特化した内容になっている。

労働時間の見える化が欠かせない

2024年4月から年間残業時間の上限が960時間になることから、ドライバーの労働時間を正しく把握し、それに基づく適切な給与体系を構築しておく必要がある。
そのためには、労働時間の見える化が欠かせない。労働時間が削減されて給与が下がることで、不満が出ることは多くある。ドライバーからすれば、説明もなく急にそのような状況になると納得できない。
しかし、労働時間のデータを提示し、労働時間を削減する本来の目的を理解してもらうことで、納得するドライバーも増えていく」と話す。
「勤怠ドライバー」のスタンダード版は1か月あたり、初期登録料1万円、基本料金1万円、利用者数に合わせた従量課金が50円~500円。別途初期導入費用が必要。100名の従業員が利用する場合、月額料金は約3万9000円。
 同システムはIT導入補助金2020の対象となっている。

 

 

 

 

 

※トラック情報社 物流新時代 提供※